隨著以電腦為中心的多媒體技術的普及和提高，給會議工作帶來了新的手段和方法，尤其是近幾年，視頻會議、遠程教學等可視化信息技術在會議室領域得到廣泛應用，多媒體會議室以其功能的多樣性（如現場會議、學術報告、培訓教學等）得到迅速普及。

    在多媒體會議室里不管是作報告、總結、匯報、介紹產品等等，用電腦互動操作的圖、文、聲、影、畫展示，充分調動了與會者的感官知覺，大大提高了會議效果。可以說，多媒體在辦公領域中，也越來越體現出它的優勢。

會議系統規劃要考慮的問題

    會議系統工程是泛指與會議相互關聯的聲、光、電設備及軟件的集成。 會議系統設計就涵蓋上述方方面面。會議系統的集成是通過認真的分析和理解客戶的需求，執行規劃設計的項目。運用技術的手段，最佳的解決問題，從而給客戶提供最大價值。在預算內、預期內、收獲預想的結果。最終使用戶得到滿意。

    會議設計之前，要進行調研和勘查。進行科學的設計規劃。會議系統規劃要考慮的問題

• 會議系統使用的目的性
• 會議系統構成的級別
• 服務的范圍
• 會議管理的能力
• 與國際應用環境的思考
• 功能價格關系，經濟利益
• 系統的質量和服務體系