智能會(huì)議管理系統(tǒng)

    會(huì)管系統(tǒng)

    企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)會(huì)議，會(huì)議在企業(yè)中的作用是無(wú)可比擬的，任何企業(yè)都需要通過(guò)會(huì)議的方式來(lái)對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行決策。因此，良好的會(huì)議環(huán)境對(duì)企業(yè)的管理組織至關(guān)重要。隨著科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)會(huì)議模式已經(jīng)滿足不了企業(yè)的會(huì)議需求。

    在目前傳統(tǒng)會(huì)議室的使用上，都缺少統(tǒng)一的管理缺席與方法，傳統(tǒng)會(huì)議室使用中經(jīng)常會(huì)遇到以下問(wèn)題：

    1、缺乏預(yù)約辦法，使用會(huì)議室只能靠碰運(yùn)氣，或者在門口排隊(duì)等著;

    2、會(huì)議室很多，但不知道哪一間空閑，只能一間間看過(guò)去;

    3、事先定好的會(huì)議室，別人不知道，捷足先登，自己反而要等在門口了;

    4、會(huì)議簽到情況不準(zhǔn)確或存在代簽情況;

    5、預(yù)約的會(huì)議室無(wú)法開(kāi)門;

    6、會(huì)議被打斷，不斷有人冒然闖入，就為了看看會(huì)議室是不是空閑;

    有關(guān)會(huì)議功能的企業(yè)OA使用中常見(jiàn)的不足：

    1、會(huì)議登記不直觀：現(xiàn)有OA系統(tǒng)登記時(shí)，無(wú)法直觀獲取會(huì)議預(yù)約的情況信息，操作繁瑣;

    2、無(wú)法確認(rèn)會(huì)議室狀態(tài)：無(wú)法獲取會(huì)議室是否使用信息，可能造成會(huì)議沒(méi)有進(jìn)行而會(huì)議室閑置;

    3、無(wú)法擴(kuò)展?jié)M足更高管理要求：只能在OA預(yù)約模塊下使用，不方便。

    由于目前許多大中型單位人工化管理會(huì)議室，各樓層的會(huì)議室空閑，預(yù)約情況不能及時(shí)得知。為了進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議室的使用和預(yù)約管理，避免資源的沖突。

    CMX-聲曠科技自主研發(fā)的SMMS會(huì)議室預(yù)約管理系統(tǒng)，用戶只需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或通過(guò)前端設(shè)備即可隨時(shí)了解每個(gè)會(huì)議室的當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)約情況，提高了會(huì)議室的使用率，節(jié)省會(huì)議組織者的時(shí)間。

    因此，一套有管理有序、使用簡(jiǎn)易、狀態(tài)明了的智能會(huì)議室管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

    0 1　智能會(huì)議管理系統(tǒng)概述

    SYSTEM OVERVIEW

    通過(guò)預(yù)約系統(tǒng)，所有人員可以通過(guò)電腦查詢所有會(huì)議室使用情況，并能夠預(yù)約處于空閑狀態(tài)的會(huì)議室。同時(shí)郵件或短信等方式通知與會(huì)人員，而召開(kāi)的會(huì)議信息將同時(shí)顯示在大屏幕和會(huì)議室門口的小屏幕上。用戶到場(chǎng)后進(jìn)行掃碼簽到或人臉識(shí)別簽到、簽到情況準(zhǔn)確返回后臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如聯(lián)動(dòng)了門禁系統(tǒng)，則簽到后可觸發(fā)門禁開(kāi)門。

    用戶登錄： 用戶通過(guò)瀏覽器訪問(wèn)系統(tǒng)服務(wù)器;

    會(huì)議室一覽： 系統(tǒng)以類似列表的方式展示所有會(huì)議室的使用情況，使用戶一目了然;

    預(yù)約會(huì)議室： 用戶確定需要使用的會(huì)議室和時(shí)間段，進(jìn)行預(yù)約，成功后，其他用戶在“會(huì)議室一覽”中會(huì)看到這個(gè)會(huì)議室某時(shí)間段已被占用;

    郵件通知： 系統(tǒng)可以自動(dòng)或手動(dòng)方式郵件通知與會(huì)人員;

    綜合會(huì)議顯示：在前臺(tái)、大廳等位置，裝設(shè)大屏幕電視，滾動(dòng)顯示所有會(huì)議信息——會(huì)議綜合屏;

    會(huì)議室門口顯示： 在會(huì)議室門口位置裝設(shè)小屏幕顯示設(shè)備，顯示當(dāng)前會(huì)議狀態(tài)(正在開(kāi)的會(huì)/空閑)，已基本會(huì)議室會(huì)議日程表——會(huì)議預(yù)約屏;

    系統(tǒng)架構(gòu)

    1、核心服務(wù)器安裝智能會(huì)議管理系統(tǒng)，系統(tǒng)可與微信公眾號(hào)/釘釘/企業(yè)韋興納對(duì)接、或0A系統(tǒng)對(duì)接，還可與人臉識(shí)別、門禁等第三方系統(tǒng)接口;

    2、系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，工作人員可通過(guò)網(wǎng)頁(yè)方式登錄系統(tǒng)，進(jìn)行查詢和預(yù)約等操作;

    3、在前臺(tái)、大廳等位置裝設(shè)綜合顯示屏，顯示所有會(huì)議信息;

    4、在會(huì)議室門口，裝設(shè)會(huì)議室預(yù)約屏，顯示會(huì)議室所有預(yù)約信息;

    前端顯示界面示意

    1、會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)綜合顯示屏示意：

    綜合顯示屏能顯示所有會(huì)議室預(yù)約信息，能分屏顯示其他內(nèi)容，如LOGO、圖片、時(shí)間等。

2、會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)會(huì)議室門口屏示意：

    門口屏能顯示當(dāng)前會(huì)議室使用狀態(tài)，會(huì)議開(kāi)始時(shí)自動(dòng)切換為會(huì)議進(jìn)行狀態(tài)，會(huì)議結(jié)束后自動(dòng)切換為會(huì)議空閑狀態(tài)。能顯示當(dāng)前會(huì)議室當(dāng)日的所有會(huì)議狀態(tài)。

    案例場(chǎng)景：

0 2　系統(tǒng)功能

    SYSTEM FUNCTION

    1.郵件通知功能

    通過(guò)接入郵件服務(wù)器，添加各與會(huì)人的電子郵箱，實(shí)現(xiàn)對(duì)與會(huì)人發(fā)送郵件，提醒會(huì)議日程。郵件內(nèi)容支持自定義。

2.短信通知功能

    通過(guò)接入短信服務(wù)器，添加各與會(huì)人的手機(jī)號(hào)碼，實(shí)現(xiàn)對(duì)與會(huì)人發(fā)送短信，提醒會(huì)議日程。短信內(nèi)容支持自定義。

3.微信通知功能

    通過(guò)用戶自助綁定微信賬戶，即可實(shí)現(xiàn)微信公眾號(hào)向微信用戶推送會(huì)議通知。內(nèi)容包含會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等。

    4.持手機(jī)端登錄功能

    支持使用安卓、IOS、windows phone等移動(dòng)設(shè)備登錄后臺(tái)。數(shù)據(jù)與PC端登錄保持一致。

    5.支持微信公眾號(hào)接入功能

    通過(guò)微信公眾號(hào)對(duì)接，可在企業(yè)公眾號(hào)中登錄會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行會(huì)議室預(yù)約與管理。

    6.支持對(duì)接OA或外部第三方數(shù)據(jù)（可選）

    通過(guò)系統(tǒng)接口，采用數(shù)據(jù)庫(kù)中轉(zhuǎn)方式，支持對(duì)接OA系統(tǒng)或外部第三方數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)共享用戶、共享會(huì)議信息、推送數(shù)據(jù)等功能。

    7.人臉識(shí)別簽到功能

    結(jié)合人臉識(shí)別系統(tǒng)，通過(guò)攝像頭采集參會(huì)人臉部，與后臺(tái)用戶數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，可自動(dòng)進(jìn)行會(huì)議簽到并記錄至后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。

    8.二維碼掃碼簽到功能

    在門口屏顯示的界面中，通過(guò)手機(jī)掃描簽到二維碼，進(jìn)入簽到界面，輸入用戶手機(jī)號(hào)，將于后臺(tái)登記的手機(jī)號(hào)進(jìn)行匹配，匹配成功則簽到成功。匹配不成功則可選擇新增臨時(shí)簽到，成為臨時(shí)與會(huì)人。

    9.支持對(duì)接門禁功能

    通過(guò)結(jié)合門禁系統(tǒng)中的用戶列表、當(dāng)用戶進(jìn)行簽到后，與門禁系統(tǒng)用戶進(jìn)行匹配，如匹配成功，則可自動(dòng)開(kāi)門。

    10.數(shù)據(jù)看板功能

    通過(guò)數(shù)據(jù)看板，能直觀的查看各會(huì)議室的使用情況，如會(huì)議室使用次數(shù)、時(shí)長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)、剖門使用統(tǒng)計(jì)等。

    11.支持接入多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)

    會(huì)議室預(yù)約管理系統(tǒng)支持接入多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)，在會(huì)議室門口屏或綜合屏上，除了顯示會(huì)議室預(yù)約信息，同時(shí)時(shí)能對(duì)會(huì)議屏進(jìn)行分區(qū)顯示，顯示視頻、圖片、文字、時(shí)間、天氣等多媒體數(shù)據(jù)格式。同時(shí)能能各個(gè)會(huì)議屏進(jìn)行設(shè)備控制管理，如音量控制、開(kāi)關(guān)控制、截圖、狀態(tài)顯示、素材管理等功能。