在實際應用過程中，除了網絡因素、設備因素，會議室的設計也是影響音頻效果的重要因素之一，主要包括總體設計、會場面積以及會場裝修三個方面。

    一般說來，會場的總體設計要能逼真地反映現場人物和景物，是與會者有充分的臨場感，以達到視覺與語言信息交流的良好效果，而且會議室中傳送的圖像要清晰可辨。會議室的大小與視頻會議設備，參加人員數目有關，在扣除第一排座位到主席臺后的顯示設備的距離外，按每人2平方米的占用空間來考慮，甚至可放寬到每人占用2.5平凡米的空間來考慮，而天花板高度應大于3平方米。

    為了保證聲絕緣，在裝修時，地上應鋪上地毯，天花板應裝消音板，四周墻壁應裝隔音毯，窗上應安裝雙層玻璃，桌子鋪上桌布。同時，揚聲器要在會議室的前后各安裝一對，而且要距墻壁和電視機至少一米。

    此外，用戶在日常使用中應注意的是，會議室內保持18～25℃的室溫，60％～80％濕度較為合理，而且要確保空調的噪聲較低。在進行會議室選址時，最好選在遠離外界喧嘩的位置，不僅可以保證會場音效效果而且利于會議信息保密。