隨著中國保險業進入深化改革、全面開放、加快發展的新階段，保險業服務經濟社會的領域越來越廣，承擔的社會責任也越來越重。未來我國保險業將由外延式發展向內涵式發展轉型，完善主體多元、競爭有序的市場體系，豐富保險產品創新，拓寬營銷渠道和服務領域，提升服務水平，促進中國保險業提高科學發展和服務經濟社會全局的能力，是保險業企業的職責。

    在具有廣闊發展前景和潛力的大環境下，華泰保險經紀站在行業前端，通過一系列手段優化其市場競爭機制，其中一項包括其整體信息化系統的規劃和建設，而作為公司信息化先行工具的視頻會議，華泰保險經濟很早之前就意識到視頻會議是企業會議應用的一種必然趨勢，其節省的不僅僅是由會議引起的差旅成本，其理想的溝通效果更是節省了大量時間成本、提升了管理效率。通過拜訪，華泰保險經紀信息部黃肖經理為筆者詳盡再現視頻會議建設情況。

    選型前：必要充分的調查對比

    在12年前華泰使用的是軟件系統，黃肖認為軟件是較為初級的產品，也是企業視頻會議應用的入門級產品。事實證明，隨著華泰自身業務的壯大，以前的純軟件系統雖能滿足基礎功能，但已經遠遠跟不上企業實際日益頻繁和高要求的溝通了。身擔選型重任的信息部出具了一份詳細的《網絡視頻會議調查》，升級改造勢在必行。

    根據該報告，現行市面上的視頻會議主要分為自建和運營(即租用)兩種模式，終端的實現主要有純軟件、純硬件 、軟硬件結合這三種方式，清晰度上主要有高清和標清兩種，而高清是主流趨勢。報告須以可靠依據給出建設方案：使用哪種合理模式？哪種終端來實現？哪些改造及輔助設備？哪些費用構成？以此實現高質量的會議需求。

    1. 軟件還是硬件？！

    根據報告純軟件形式的系統主要存在以下不足：

    (1).使用上缺乏傻瓜式(自助式)，即操作并不簡單；

    (2).協同上演示文稿除了需要導入外還需要轉換格式，導致文檔中相關動畫及視頻元素的丟失，即會議效果打折扣；

    (3).需自行購買攝像頭、電腦、采集卡、麥克風、音響設備、等音視頻輔助設備；

    (4).升級方面有可能出現各點版本不統一的現象。

    而純硬件方面，報告給出的分析如下：專業卻并不貼合實際需要，單單從造價上來說性價比不高。如選國外知名品牌，若僅按一期30點計算每個點起碼需要5.8萬，國內品牌起碼需要4.4萬/點，甚至不知名的品牌也需要2.7萬/點。

    2. 自建還是租用？！

    自建相對租用，調查報告給出更為詳細的對比參考：

    (1).網絡帶寬及適應性：

    自建對網絡帶寬要求比較苛刻，20個分支要跑起高清的話至少要50M，而租用模式則只需維持現狀即可，即公司各點帶寬滿足2~10M即可。自建用的是企業專網，租用則用互聯網公網，南北互通(南電信北聯通)的問題也自然通過了租用運營模式解決了而不需要企業自己解決。且公司及下屬分公司的網絡改造需通過集團審批，較為繁瑣。

    (2).建設周期：

    由于自建需要部署MCU，硬件需要安裝調試試運行，不低于20個工作日全國各分支無法鋪展開來，再加上網絡改造至少需要2個多月。而相比之下，租用的運營模式只需要現場網絡環境勘測、硬件終端安裝、聯網調試，各地滿足基本網絡條件即可先用起來再考慮個別地點的簡單網絡升級問題，如此只需10個工作日即可全面鋪開。

    (3).主要成本構成：

    根據公司以前使用純軟件的情況加上報告的分析，純軟件方式基本被排除。而自建純硬件方式除了一次性投入外，還有很多后續的投入，根據公司一期實際需要費用計算需好幾百萬。除終端設備費、MCU費、網絡改造費用等，還有很多系統維護、人力投入、擴容的成本必須考慮。如果中心點帶寬以20萬每年計算將是一筆大開支；廣域網優化設備費用也需要考慮；除總部外每個分支也需配備專業IT人員，而公司目前狀況是IT人員并不多，分支一般是通過遠程協助來解決問題的。擴容問題上，在建設初期就要考慮到比較長遠，要考慮到MCU容量、公司網絡情況，而租用的運營模式很靈活，要擴容只需要一個終端、一個賬號即可。 “租用只需要硬件軟件終端的一次性投入，加上平臺租用費且且無額外維護費用，更無額外IT人力投入，打個比方，像手機一樣只管使用就好了。” 黃肖說。

    確定建設方案：軟硬件結合的視頻會議租用模式

    嚴密周詳的調研報告最后給出的建議即：選擇軟硬件結合的租用模式的視頻會議，故華泰保險最終選擇了科達摩云視訊。總結起來主要有以下幾個詳細因素：

    (1).專業穩定：

    視頻會議選擇專業的本土供應商，科達是國內老牌視訊廠商，科達摩云視訊是其旗下企業級視頻會議品牌。

    (2). 簡單易用：

    操作簡單，硬件和家里用遙控器操作電視機一樣，IT人員不在，其他員工都會使用；安裝不繁復，即便拆卸后簡單幾步能復原及搬遷別處正常使用。

    (3).應用廣泛支持移動終端：

    除了會議室中的硬件終端外，軟件終端能在辦公工位的電腦以及外出的筆記本上使用，支持移動終端更是補充了靈活多元入會的需求。

    (4).建設成本低高性價比：

    免去MCU和專網改造，只需終端加上平臺租用費，一次性投入經濟；此外，既有專業硬件又有軟件和移動終端的互為補充，整體性價比較同類產品較高。

    (5).維護工作和費用少：

    采用云計算租用模式，最大可能的避免了公司自身的維護工作量和難度，甚至減為零維護，相應的設備和人力費用減免；

    (7).擴展靈活：

    只需增加終端、開通賬號，最多再配置相應麥克、顯示設備等，即快速實現擴容。

    (8).網絡適應性好：

    多分支效果不受影響，多運營商接入不受限，同等條件，低帶寬能跑起高清視頻會議效果。

    (9).辦公協同：

    分享文檔不用轉換格式更不用上傳，如同投影一般雙流分享給各與會人員，實現會議中的共享協同辦公。

    軟硬件結合的這種租用模式是造價最適中、需求最貼近的方式，而且根據視覺傳達的高效效果，華泰保險經紀選擇的是高清視頻會議。

    使用效果：較為理想，保險公司可為借鑒

    在一期項目建設完成的驗收大會上，華泰保險經紀特地選擇了北京、青島、天津等全國5個具有代表性的分支進行檢驗，效果比較滿意。保險起見，建設分為兩期，在一期滿意效果的前提下進行下一期建設，目前已經完成第2期的部署。

    至于實際的應用情況，黃肖簡單和我們進行了分享：

    (1).使用頻次：

    公司使用頻次一周至少3次，可見公司對溝通的重視。

    (2).應用例會：

    使用較多的是總分公司之間領導層的溝通，節省領導層的時間，高層之間意見交流促進決策產生和落實。使用頻繁的還有業務會議，由于業務例會的頻繁性，遠程視頻會議將各地業務問題規律性地集合起來。

    (3).特色應用：

    人力資源的招聘是其特色應用之一，通過遠程招聘面試高效收納人才，盡可能避免出現雙方時間和地點不一的問題導致面試不暢甚至人才流失。其次，業務培訓也是通過視頻會議進行的。“通過視頻會議，培訓的時效更高了，自助式的操作、培訓資料不用換轉特定格式和導入系統，直接雙流像投影一樣傳到遠端，以前的純軟件系統都需要總部IT人員教會各業務人員使用，現在大家看一遍甚至不看都能自己摸索自助操作了。”黃肖經理如是說。

    “現在公司對這套租用模式的視頻會議的使用已成為一種日常習慣，總體上，總分之間的溝通更為順暢，使得信息雙向傳播更快捷，如此管理落實更高效。”黃肖說：“這種以硬件為主、軟件為輔、軟硬件結合的租用模式，簡單易用，使得大家更為關注會議本身，而不是復雜的設備。”

    筆者認為，華泰保險經紀作為保險行業的典型代表之一，其信息化建設勢必結合企業自身的戰略規劃，借助信息化工具更快速突破管理瓶頸提升業務和管理能效，在該行業中結合自身特色，相關優勢思想可用來借鑒。