會議組織涉及時(shí)間協(xié)調(diào)、會場、人員通知、會中管理、會后資料留存等多個(gè)程序，耗時(shí)耗力，涉及一些遠(yuǎn)程會議，還需要硬件、軟件支撐，會議組織極為困難。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展讓視頻通信越來越普及，隨著云計(jì)算技術(shù)的成熟應(yīng)用，基于視頻會議系統(tǒng)，企業(yè)搭建遠(yuǎn)程視頻通信平臺，將線下會議室同虛擬會議室有效融合，為企業(yè)提供一個(gè)完整的會議管理系統(tǒng)，大幅提高企業(yè)會議組織和管理能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部溝通的高效性。

    云視頻會議的好處之一在于其能滿足多規(guī)格會議組織。

    3至5人的小規(guī)模遠(yuǎn)程溝通

    企業(yè)內(nèi)部溝通具備多樣性，例如在單項(xiàng)內(nèi)容溝通上可能只需要3至5個(gè)人參與，組織這種小規(guī)模的內(nèi)部溝通，追求高效和快速，一般來說內(nèi)部自我組織即可完成。在異地溝通上，人們多會借助QQ、微信等即時(shí)通信工具完成會議組織，但是缺點(diǎn)在于文件無法共享，說話會沖突，雜音等情況。

    云視頻會議的應(yīng)用為這類小規(guī)模會議提供便捷性，參會者通過筆記本電腦、智能手機(jī)入會，不僅可以清晰的看清對方，還可以實(shí)現(xiàn)文件共享，內(nèi)容分享等多樣化功能，大大提高工作討論效率。

    10至20人中型遠(yuǎn)程會議

    在月度會議或項(xiàng)目會議上，人數(shù)可能達(dá)到10至20人，會議組織相對規(guī)范，一般來說由行政或會議主持者發(fā)起，由于涉及人數(shù)較多，會議管理難度也直線上升，傳統(tǒng)會議組織上，需要一個(gè)主持者在會中進(jìn)行有效的調(diào)控發(fā)言。不過借助云視頻會議，會議主持工作和發(fā)言管理更為輕松。

    大型遠(yuǎn)程會議

    大型會議組織涉及到的人和資源更多，對會場配置如音視頻輸出效果要求比較高。一般來說，云視頻會議基本滿足多地終端接入，但是其視頻會議系統(tǒng)的硬件要求高于一般會議室。例如在主會場除配置視頻會議系統(tǒng)以外，一般還要裝會議音響系統(tǒng)，多個(gè)麥克系統(tǒng)，顯示系統(tǒng)等。大型視頻會議音頻輸入輸出方面要配備多路專業(yè)的麥克風(fēng)以及功能擴(kuò)聲器音響，視頻輸出方面需要采用大一點(diǎn)顯示屏，這樣才能有更直觀的視頻效果。

    利用云視頻會議組織大型會議的好處在于，會議組織者需要實(shí)時(shí)把控會議后臺，監(jiān)測會議參與者的數(shù)據(jù)接入是否正常，實(shí)時(shí)跟進(jìn)切換發(fā)言者即可。

    云視頻會議在部署方便，參會形式多樣化，輕松滿足企業(yè)組織開展多種規(guī)模的會議，大幅提升企業(yè)內(nèi)部溝通效率，利于企業(yè)信息化發(fā)展。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，云視頻會議的應(yīng)用將越來越多。