SARS疫情過后，視頻會議已經成為行業的新熱點，許多政府單位和企業領導紛紛認識到，視頻會議不僅是應急辦公的重要手段，還是節省差旅費用，提升內部分支機構協同能力的非常重要的技術系統。許多企業、政府領導和CIO對視頻會議的規劃和選型已經迅速展開，由于視頻會議在國內的應用還不是很普及，如何規劃、選購和建設一個好的、符合本單位實際需求的視頻會議系統是目前許多CIO面臨的難題。本指南作者在業內從事視頻會議有6年多較為豐富的經驗，愿意將經驗和心得總結出來與大家共享。本指南是從CIO視野接觸視頻會議系統的步驟出發的，請大家在閱讀時注意。

一、 綜合了解一下視頻會議系統的基礎知識

1、視頻會議系統的定義：

　　視頻會議系統是指不同地方的人員通過計算機網絡和專用的視頻會議軟件或硬件系統，使得在地理上分散的人可以實時地看到對方圖像和聲音，達到如同在一起開會一樣的效果。

2、視頻會議系統的應用環境需求：

　　視頻會議系統傳送的是多媒體數據，與普通數據不同，由于聲音和動態圖像的源信號的數據量較大，無法直接在一般條件的數字線路上傳輸。同時，基于對實際使用效果的要求，用戶還要求傳送的聲音、圖像信號連續平滑，其它輔助功能使用簡捷。因此，要達到這樣的效果，系統在聲音、圖像壓縮、通訊線路條件、數據和應用程序共享等方面都對技術提出了很高的要求。

　　在前幾年，視頻會議系統一般在中高速專線上運行，設備絕大部分也是專用的，所以系統費用非常高昂，同時支持的群組會議成員也比較少，無法適應普通用戶使用。目前視頻會議已經開始逐步向寬帶INTERNET網絡發展，費用也開始大幅度下降。

3、視頻會議系統現行的標準：

　　國際電信聯盟ITU對于視音頻通訊及其兼容性的技術進行了規范，在這些基本的協議中，同時對語音、視頻的編碼格式，用戶控制模式等要件進行了相關的規定。ITU-T制定的適用于視頻會議的標準有： H.320協議（用于ISDN上的群視頻會議）、H.323協議（用于局域網上的桌面視頻會議）、H.324（用于電話網上的視頻會議）和H.310（用于ATM和B-ISDN網絡上的視頻會議）。目前在通訊協議這塊，一直沒有探索出很滿意的協議，比如目前最普遍的H.323，由于是1996年制定的，當時沒有完全考慮到目前復雜的網絡環境，而這一標準是基于IP網絡（如局域網）上進行的多方視音頻通信技術得以實現的，因此在這一技術基礎上搭建運營平臺，一定主要采用專線的接入方式。專線接入的問題在于費用比較高，只有少數企業用戶才能使用；一旦脫離了運營商的專線網絡，就會普遍存在帶寬不足、瞬時擁塞、高丟包率等問題的影響，令視音頻質量很難達到令用戶滿意的水平。目前各視訊廠商都在紛紛制定符合目前國內網絡環境的通訊協議標準。

4. 視頻會議產品的基本形態

　　一般的視頻會議系統整體系統包括了：MCU （視頻會議服務器）、會議室終端、PC桌面型終端、電話接入網關等幾個部分。各種不同的終端都連入MCU進行集中交換，組成一個視頻會議網絡。還有些廠家，如國內領先的視頻會議提供商瑞福特公司還專門設計了語音會議系統等，可以讓所有桌面用戶通過PC參與語音會議，這些是在視頻會議基礎上的衍生。

（1） 多點處理單元（MCU）

　　MCU是視頻會議系統的核心部分，為用戶提供群組會議、多組會議的連接服務。目前主流廠商的MCU一般可以提供單機多達32用戶的接入服務，并且可以進行級聯，可以基本滿足用戶的使用要求。MCU的使用和管理不應該太復雜，要使客戶方技術部甚至行政部的一般員工能夠操作。

（2） 大中小型會議室終端產品

　　大中小型會議室終端產品是提供給用戶的會議室使用的，設備自帶攝像頭和遙控鍵盤，顯示可以通過電視機或者是投影儀，用戶可以根據會場的大小選擇不同的顯示設備。一般會議室設備帶SONY或CANON的專用攝像頭，可以通過遙控方式前后左右轉動從而可以覆蓋到會議的任何人和物。

（3） 桌面型（PC）終端產品

　　直接在電腦上進行視頻會議、一般配置費用比較低的PC攝像頭，常規情況下只能1人使用。目前不少企業選擇軟硬結合的方式，可以在每個分支機構的會議室安裝硬件終端，在其它無會議室環境的辦事處選擇桌面型視頻軟件終端。

（4） 電話接入網關

　　用戶直接通過電話或手機可以在移動情況下加入到視頻會議中來，這點對國內許多領導和出差多的人尤其重要。可以說今后將成為視頻會議不可或缺的功能。

二、 了解一下視頻會議行業應用現狀以及發展趨勢

　　經過近幾年的發展和市場推動，了解視頻會議系統的都比較清楚它的應用主要在：遠程分支機構會議、商務會議、遠程培訓、遠程銷售與支持、遠程教育、遠程醫療等方面。

　　各政府機構、事業單位、行業企業用戶由于工作需要，經常需要召開行政會議，比如政府中的財政會議、計劃會議，企業中的董事會、總裁辦會議、分公司經理級會議等。在這些會議中，與會者遍布各地，會議的召開可以是定期或者是隨機性的，大多數會議內容與工作性質相關。除上述傳統行政會議外，各類用戶的分支機構或部門中還經常舉行與本部門工作性質密切掛鉤的工作會議，如技術部、財務部、信息部等部門級別的會議。上述會議在傳統模式中，需要與會者長途跋涉集中于一地，既浪費了寶貴的時間，又增添了差旅費用，并且無法隨時進行小型的討論。

　　對于證券公司散戶廳、大戶室和互聯網上的投資者，交易部的講解人要為客戶提供詳細的分析內容，如同電視臺股評一樣在講解的同時用戶可以同時看到變化的股票曲線圖，同時還可以利用系統的雙向功能與投資者形成互動，這種同步股評講解系統將成為證券公司對廣大投資者很好的服務工具之一；在教育機構中，遠程的實時可視化課件系統也備受關注，學生既需要看到多媒體課件，又需要通過老師的肢體語言來體會；在醫療領域，遠程診斷系統將越來越多的應用于普通家庭當中，足不出戶就可以尋醫問藥；在一般企業中，總部對分支機構的各類業務培訓、技術培訓都可以通過這類系統來完成。

　　總而言之，隨著國內數據網絡等基礎設施的不斷完善，各政府機構、事業單位、行業企業大部分已經完成了廣域網模式或寬帶INTERNET接入等多種線路組成的寬帶數據網絡。由于這些線路是采用包月的租賃方式，充分利用網絡視頻會議系統，將信息傳遞生動化，建立基于視音頻多媒體技術的、互動的對話渠道，是對現有的網絡平臺的一種升值。

視頻會議目前的發展趨勢主要有以下幾點：

1、 視頻會議市場已經從中央、省部級政府和大企業向地市縣級政府單位和中小型企業迅
　　速擴展；
2、 在網絡環境上從單純的專線網絡向INTERNET寬帶網絡發展；
3、 視頻會議應用開始進入綜合應用時代，視頻會議系統不僅僅只是停留在提供會議室開
　　會的單一功能上，比如許多出差的領導用戶就非常需要用電話加入視頻會議，融合會
　　議室、桌面會議、數據業務甚至電話接入的綜合產品成為主流；
4、 部分性價比高的軟硬結合的視頻會議系統受到歡迎；
5、 國產廠商成長迅速。

三、 綜合了解一下目前行業的主要視頻會議系統提供商

　　目前視頻會議廠商分為傳統視頻會議硬件廠商、軟件視頻會議廠商以及全新一代的軟硬結合視頻會議廠商。

　　主要視頻會議硬件終端廠家：國外公司有POLYCOM、VCON、VTEL、TANDERBERG ，國內公司有瑞福特、華為、中興通訊等，其中POLYCOM的市場占有率最高；TANDERBERG終端清晰度高，但價格非常高，在高端的用戶層面上占有量最大；華為、中興通訊偏重于電訊行業和軍隊項目；瑞福特定位在要求性價比比較高的中檔項目上。

　　主要MCU產家：ACCORD（被Polycom收購）、RADVISION、 國內的有DST、華為、瑞福特等。

　　目前擁有全套產品線的公司很少，只有瑞福特、華為等有比較全面的產品線，由于帶寬波動控制等重要功能需要MCU和終端前后兩端配合，所以目前MCU和終端的融合成為一個重要趨勢，比如POLYCOM就收購了ACCORD公司。目前瑞福特公司產品線非常齊全，其產品覆蓋了MCU、會議室、桌面、電話接入、語音會議、及時通訊等功能。

　　這里要著重介紹下瑞福特Smart In One 視頻會議系統，這是目前在INTERNET下的全新一代視頻會議系統，非常適合企業集團和上市公司、國際貿易企業等使用。其包含硬件會議室終端和軟件桌面會議終端、視頻會議服務器等部分，能夠為用戶提供在專線與寬帶互聯網等不同線路下的多達幾百點的大型視頻會議。不同于傳統的硬件終端只能在專線環境下運做，Smart In One 采用自主研發的RCVP傳輸協議，支持NAT，代理服務器以及各種防火墻的自適應，能同時支持專線、互聯網、局域網、無線網、衛星網等復雜的各種網絡環境，并通過交互式Qos質量控制功能，能自動適應寬帶波動，保證會議流暢穩定的進行。圖像采用新一代自主開發的視頻編解碼算法（RIVC），能提供更逼真、清晰、流暢的圖像，圖像最高幀速可達30幀/秒，而且可以大大的降低視頻的碼流，真正實現互聯網絡傳輸高清視頻圖像。其單臺視頻會議服務器可以支持500個終端并發，同時支持的并發容量遠遠超過了傳統視頻會議系統。同時，不同于一些純軟件視頻會議系統，由于大量視頻會議仍是在會議室召開，瑞福特專門設計的會議室硬件終端高效、穩定、易用，獨特設計了回音消除等專利芯片達到了專業視頻會議系統的完美效果。Smart Ine One視頻會議系統還具有超強的數據應用功能，包括資料分發、文檔共享、會議錄制、電子白板、協同瀏覽網頁、應用程序共享等功能。

　　Smart Ine One 視頻會議系統的革命性不僅在于其適用環境打開了寬帶應用的巨大空間，更關鍵的是其性價比對比傳統硬件產家具有非常強大的競爭力，大量的政府和企業完全可以適合而不是昂貴的預算來投入購置。

四、 確定視頻會議系統的需求和預算

　　CIO通過以上基礎認識后，就要確定視頻會議系統短期需求和中長期需求、本單位的網絡通訊狀況、預算等。由于不同行業和單位的需求會區別很大，所以需要把具體的應用描述清楚，根據具體需求來尋找合適的解決方案。

　　首先是明確系統的使用用戶群與使用需求。如前面所述，建立視頻會議有包括業務會議、商業會議、培訓等各種不同的應用。所以要根據單位內部情況視頻會議初期應用的重點，今后將如何擴展應用。

　　舉例來說許多上市公司除了常規業務會議外，可以考慮將視頻會議與董事會應用結合起來。上市公司的重要股東、董事等分布在不同的地域，甚至包括境外。由于地理的限制，以前召開一次正式的董事會或者股東會經常需要大家聚集到一個地方，除了費用的問題最大的問題是無法及時召開股東會或者董事會議，給日常決策工作帶來很大的不便。

　　哪些點準備在會議室開，哪些可能部署在桌面電腦上開，是否需要電話接入以及最多時候有多少點同時開會。

　　其次要考慮通訊線路現狀與可能的線路規劃，使用內部專線，還是通過INTERNET網絡，甚至是混合類型，比如內部通過內部網，同時連接外部的INTERNET網絡。

　　最后要和領導確定一個視頻會議系統的初步預算。預算可以從建立該視頻會議系統可以為公司節省多少差旅費用、提高效率、公司IT投資等方面綜合考慮。比如該系統首先用于分公司會議，估算一下如果上視頻會議后每年分公司領導回總部開會的次數可以減少多少比例（如50%），可以省下多少差旅費用等。

以某上市公司為例簡要說明其視頻會議系統需求與預算：

1、 建設基于INTERNET寬帶網的視頻會議系統，先用于公司的分公司與總公司之間的業務會議，下一步擴展到董事會會議以及與上下游主要合作伙伴的業務會議。

2、 該系統容量考慮并發20個用戶，考慮擴展到40個。希望同時允許4個部門同時召開會議。

3、 該系統在總部（深圳）和上海、北京、香港分公司考慮使用會議室產品，其他地方使用桌面系統。電話接入要求同時有4路并發以便領導出差可以隨時召開電話會議或者利用手機參與到視頻會議系統中。

4、 目前各分公司都是利用ADSL上網，總部是中國電信寬帶接入。

5、 預計上該系統后，公司一年可以節省差旅費用100萬，該系統比較合理的預算可以在60
　　萬以下。

另一公司的需求可能是：

1、 建設一個網絡視頻會議系統主要用于總公司和各分公司之間的培訓。

2、 要求系統容量并發30點，全面采用桌面系統，總部可以用投影儀投到大屏幕中。

3、 要求具有很強的數據會議功能，包括電子白板、PPT共享、應用程序共享、會議錄制和
　　播放等功能。

4、 要求所有分支機構的內部網用戶也能參加培訓（廣播，不參與對話）。

5、 預計上該系統后培訓費用每年可以節省80萬元，并大幅度提高培訓效率，建議該系統
　　預算在50萬左右。

五、 對各廠商的接觸和方案匯總

　　在對內部應用需求、系統預算、線路環境等有個基本認識后，大家就可以根據預算情況接觸主流品牌的視頻會議系統提供商。這些公司里面大部分都是代理商或者系統集成商，有部分可以直接與廠商接觸。

　　匯總方案主要是要看這些公司的集成方案是否能滿足本單位內部的視頻會議整體需求和未來一個時期的需求。比如電話接入可能在內部規劃時候認為是一定需要的，也是領導參與的主要方式，那就一定要看這些提供商是否有這樣的產品和方案。

　　在此基礎上可以選取幾家要求進一步的報價，因為報價與成交價一般還有一定幅度的折扣，所以只要不是相差太遠則可以繼續接觸。就方案與提供商或集成商進行初步討論和了解產品功能等。

　　當前選購視頻會議系統一定要去除“國外產品一定比國內產品好”的觀念。實際上目前國內幾個廠商的產品在產品性能、個性化的功能開發、服務等方面并不比國外公司差，性價比相對較高，隨著中國視頻會議系統市場的發展，許多國內公司如瑞福特、華為等競爭力越來越強，同時如果線路環境是在INTERNET上，瑞福特等國內公司產品表現更為出色。

六、 進行系統演示或者試用

　　俗話說，百聞不如一見。視頻會議系統最重要的是整體效果的表現，所以正常情況下，都可以要求系統提供商進行演示，演示可能是遠程演示（有些公司直接通過INTERNET演示）、現場演示等方式。

　　在演示效果滿意基礎上，可以根據具體需求與提供商協調是否可以進行試用（也要考慮內部的試用環境是否具備等）。

　　在演示和試用期間可以請有關使用人員包括領導者前來體驗效果。這樣對系統的選型就有更好的基礎。

在演示中評判視頻會議系統好壞的重要基本指標：

1、 在一定帶寬下（如512K）下的圖像清晰度，圖像是否有馬賽克，圖像幀速率。
2、 聲音是否清晰、有無斷續，有無雜音和回音。
3、 圖像和聲音的延時，一般在0.6秒內都比較正常
4、 唇音是否同步，即圖像和聲音傳過去后是否基本能和實際講話相符。
5、 并發用戶多時效果是否依然保持不變。
6、 在帶寬波動情況下以上指標的表現效果是否依然保持不變。

七、 建設視頻會議系統

　　在以上調研基礎上，可以正式寫一份視頻會議系統的建設規劃報告（或可行性研究報告），綜合項目建設意義和目標、產品選型、項目建設基本方案、預算等。

　　得到領導同意和最后預算授權后，就可以選定一個廠商或系統集成商進入商務方面的談判階段進而進入建設階段。

　　視頻會議系統的施工由于涉及到許多分部，所以要作好各地機構的協調工作，配合服務商進行施工。

　　如果是通過互聯網運行還要考慮將MCU放置在IDC機房上，可以選取當地的或者大城市的主要IDC放置視頻會議服務器，這樣能夠保證視頻會議多人開會時的大帶寬需求。

　　在系統運行成功后，還要考慮如何作好視頻會議的維護工作，同時可以考慮如何逐步擴大視頻會議的應用范圍，如從內部業務會議逐步向商務會議、培訓、董事會等方面擴展，使視頻會議發揮起更大的作用。