無論是在政府、企事業(yè)單位還是在各類團(tuán)體組織中，會議室一直是人們進(jìn)行信息發(fā)布、業(yè)務(wù)交流以及研討的重要場所。

    隨著信息化的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)獲取及傳遞個人信息的輔助工具（如電腦、手機(jī)、打印機(jī)等）在得到不斷完善的同時，基于群體間信息互動交流的信息化輔助工具也得到了史無前例的進(jìn)步。表現(xiàn)在會議室中，針對多人會議溝通效率提升的輔助設(shè)備正被越來越多的人所接受、認(rèn)可和廣泛使用，如投影機(jī)、電子白板、語音系統(tǒng)、遠(yuǎn)程視頻系統(tǒng)等等，會議室輔助會議設(shè)備正朝著越來越智能的方向發(fā)展。

傳統(tǒng)會議時代

    在傳統(tǒng)會議時代，會議室發(fā)揮著最本質(zhì)的功能——提供會議場所，保證與會人員在一個相對不受干擾的環(huán)境中開會，與會人員相互之間主要是通過面對面的交流實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)研討以及決策的達(dá)成。由于會議中需要了解大量的業(yè)務(wù)背景資料，因此在會議前或會議進(jìn)行中，會議組織者一般會發(fā)放紙質(zhì)的會議資料供大家了解與分析。對于重要的決策型會議，會議需配置專門的會議紀(jì)要人員，記錄會議中的相關(guān)言論。會議結(jié)束后，各與會人員需根據(jù)會議紀(jì)要進(jìn)行會議內(nèi)容的整理與確認(rèn)，以保證在會議執(zhí)行的過程中避免出現(xiàn)理解偏差和執(zhí)行失誤。整個會議過程中，無論是現(xiàn)場的組織、會議資料的印刷與分發(fā)、會議記錄與整理等等工作，都由手工完成，無論是會前、會中還是會后，都有大量繁雜的工作需要準(zhǔn)備和完成。