視頻會(huì)議可以劃分為視頻基本系統(tǒng)和周邊設(shè)備2部分。周邊設(shè)備指攝像機(jī)，大屏幕，麥克風(fēng)和音響，采用出色的外設(shè)，可以帶來理想的音視效果。但是高檔的外設(shè)卻十分昂貴，在整個(gè)視頻會(huì)議系統(tǒng)中，經(jīng)常需要非常大的投入。

    視頻會(huì)議不僅可以作為傳統(tǒng)的召集分公司間開會(huì)的手段，而且逐漸的，將被利用來作為日常的可視化交流工具，所以，對視頻會(huì)議的使用上的期望值將日益攀升。

    由于視頻會(huì)議投入經(jīng)常十分龐大，當(dāng)建成后，又不能實(shí)現(xiàn)預(yù)期設(shè)想時(shí)，將給用戶帶來很重的負(fù)擔(dān)，棄之可惜，改造又需要更龐大的投入。

    因此，尋求靈活的逐步投入的實(shí)施方案，將有助于用戶掌握投入的分寸，在使用中逐步建立對視頻應(yīng)用的了解，并有效地對周邊設(shè)備進(jìn)行增減，從而降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

    這里所指的視頻會(huì)議基本系統(tǒng)，是指將攝像機(jī)，麥克風(fēng)音響等外設(shè)簡化，用最便宜的pc攝像頭（一個(gè)100元左右），pc小麥克風(fēng)（幾十元一個(gè)），pc小音響（幾十元一個(gè)），pc顯示器作為周邊外設(shè)。準(zhǔn)備好合適的網(wǎng)絡(luò)帶寬，服務(wù)器，視頻會(huì)議軟件，就可以建立簡易的視頻會(huì)議系統(tǒng)。

    盡管這樣簡易的視頻會(huì)議還缺乏出色的音視效果，但是作為視頻交流的用途來說，已經(jīng)足夠。關(guān)鍵是，該系統(tǒng)能夠充分的展示項(xiàng)目實(shí)施后的各種準(zhǔn)備上的不足，比如：是否視頻畫面會(huì)卡，是否聲音會(huì)停頓甚至聽不到，是否會(huì)導(dǎo)致在一個(gè)大型集團(tuán)中 若干分公司無法參與會(huì)議而最終導(dǎo)致視頻會(huì)議項(xiàng)目的失敗。

    一個(gè)視頻會(huì)議項(xiàng)目的失敗的原因會(huì)很多種可能性，比如，網(wǎng)絡(luò)帶寬不足，服務(wù)器性能不夠，視頻傳輸軟件不夠理想，等等。

    將視頻會(huì)議分為基本系統(tǒng)和周邊外設(shè)，逐步進(jìn)行實(shí)施，將有利于用戶控制項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和節(jié)奏。一開始只需要搭建視頻會(huì)議基本系統(tǒng)。

    一般，局域網(wǎng)視頻會(huì)議基本系統(tǒng)，（局域網(wǎng)通常都是100M帶寬），所以只需考慮視頻會(huì)議軟件和服務(wù)器。而這樣的成本計(jì)算如下：

    對清揚(yáng)視頻會(huì)議軟件而言，專業(yè)版的軟件費(fèi)用為20000 + 800*客戶端數(shù)，50方會(huì)議的軟件費(fèi)用就是6萬；服務(wù)器要采用性能較好的4核服務(wù)器，比如：Dell的PowerEdge™ T410，費(fèi)用在2萬左右；兩者合計(jì)才8萬左右，就可以利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)有PC和簡化的周邊設(shè)備，搭建起運(yùn)行良好的視頻會(huì)議系統(tǒng)。

    很多用戶用在有vpn的廣域網(wǎng)中，對廣域網(wǎng)中的視頻會(huì)議基本系統(tǒng)，則要考慮：視頻會(huì)議軟件、帶寬和服務(wù)器。軟件和服務(wù)器成本同上，還需要考慮廣域網(wǎng)帶寬，尤其是服務(wù)器所在的出口帶寬是必須得到保證的。對以北京電信通為例，10M光纖3萬，20M光纖5萬，50M光纖9萬的年度費(fèi)用（網(wǎng)上搜索所得）。用戶需要根據(jù)自己的具體情況進(jìn)行選擇。

    總之，成本控制、分步實(shí)施、外設(shè)逐步增減，就可以把注意力集中在視頻會(huì)議的質(zhì)量和實(shí)用性評估，以得到穩(wěn)定可靠的會(huì)議效果。